【2025年対応】登録支援機関の定期報告・定期届出のルールと注意点を徹底解説
作成日：2025年7月23日
最終更新日：
登録支援機関として外国人材を受け入れる企業・団体には、定期的な届出・報告義務が課されています。これらは支援の適正性や外国人の就労環境をチェックするために重要なプロセスであり、怠ると重大なペナルティを受けることも。
本記事では、定期報告の概要から提出期限、必要書類、提出方法、さらには違反時のリスクや対応策までをわかりやすく解説します。特定技能人材を受け入れている企業担当者、登録支援機関の責任者、またはこれから制度を導入する方に向けた、2025年最新版の実務ガイドです。
合同会社エドミール 代表社員
武藤 拓矢
2018年に外国人採用領域の大手企業に入社し、技能実習・特定技能・技人国の全領域に携わる。のべ600名以上の採用支援実績をもとに、登録支援機関「合同会社エドミール」を設立。2025年には4つの商工会議所で「外国人活用セミナー」の講師を務める。
武藤 拓矢のプロフィール登録支援機関の定期報告とは？
定期報告の目的と重要性
登録支援機関の「定期報告」とは、特定技能外国人への支援内容や就労状況について、出入国在留管理庁（入管庁）へ提出する義務的な報告です。
2025年度からは制度が見直され、従来の四半期ごとの提出から、年1回、対象期間である4月1日〜翌年3月31日分を翌4月末までに報告する方式に変更されました。
この報告制度は、外国人が適切な環境で就労・生活しているかを国が把握し、必要に応じて指導・是正を行うことで、制度の健全な運用を担保する役割を果たします。
特定技能制度における役割
特定技能制度は、深刻な人手不足が続く分野において、一定の技能や日本語能力を有する外国人を受け入れるための制度です。
登録支援機関は、受け入れ企業に代わって生活支援や日本語教育、相談対応などを実施し、その支援内容について年1回、定期報告を通じて入管庁へ報告する義務を負います。
報告の透明性・正確性は、制度への信頼を高める重要な要素です。
定期報告の提出期限と頻度
提出期限と対象期間
2025年度より、定期報告の頻度は年1回に変更されました。報告対象期間と提出期限は以下のとおりです。
| 報告対象期間 | 提出期限 |
|---|---|
| 4月1日〜翌年3月31日 | 翌年度4月末日 |
※2024年度までは四半期ごとに提出が必要でしたが、制度簡素化の一環として変更されました。
提出漏れを防ぐポイント
- 毎年4月の提出を前提に社内スケジュールを調整
- 外国人本人・支援担当者からの情報収集を年度末までに完了させる
- 過去の提出内容を保存し、継続的な記録管理体制を構築
定期報告に必要な書類
基本的な必要書類一覧
- 定期報告書（様式第10号）
- 支援実施記録（相談内容、同行支援など）
- 面談記録（支援責任者・外国人本人との面談）
- 就労状況（勤務日数、勤務時間、賃金）確認資料
- 賃金台帳、雇用契約書の写し
登録支援機関に委託している場合の書類
- 委託契約書の写し
- 支援実施の記録（委託先が作成）
- 委託先の連絡先および支援責任者情報
自社で支援を行う場合の書類
- 支援計画書
- 支援実施内容の記録（生活ガイダンス、日本語学習支援など）
- 支援結果の自己評価メモ
定期報告の提出方法
オンライン提出の流れ
- 出入国在留管理庁の定期報告受付システムにログイン
- 提出書類をPDF化し、システム上でアップロード
- 送信完了後、受理確認メールまたは受領通知を保存
郵送・対面での提出（特例）
原則はオンライン提出ですが、システム障害等により電子申請が困難な場合は、所轄の地方出入国在留管理局に郵送または持参して提出できます。
- 郵送の場合：追跡可能な方法で送付（例：簡易書留）
- 対面提出：事前連絡のうえ窓口で提出し、受領印をもらう
定期報告を怠った場合のリスク
行政処分・登録取消の可能性
定期報告を提出しなかった場合、登録支援機関の登録取消や業務停止命令などの行政処分を受ける可能性があります。虚偽記載も同様に重大な違反行為と見なされます。
企業の信用への影響
行政処分歴は公開されるため、取引先や顧客、外国人本人からの信頼を損なう恐れがあります。また、今後の外国人材の受け入れが難しくなるなど、経営戦略にも影響を及ぼす可能性があります。
定期報告に関するよくある質問
Q. 誰が定期報告の対象ですか？
A. 特定技能外国人を受け入れている登録支援機関、または受け入れ企業（支援を自社で行っている場合）です。
Q. 提出期限を過ぎてしまったら？
A. 速やかに所轄の出入国在留管理局に相談し、遅延理由書とともに提出する必要があります。繰り返すと指導対象となります。
Q. 提出方法はオンラインだけですか？
A. 原則はオンライン提出ですが、例外的に郵送や対面での提出も認められています（要相談）。
まとめ
定期報告の重要性の再確認
定期報告は、特定技能制度の透明性を保つために不可欠な業務です。支援状況を正確に記録・報告することで、信頼ある支援体制の維持につながります。
制度変更にも柔軟に対応を
2025年の制度変更により報告頻度は年1回となりましたが、今後も制度見直しの可能性があります。常に出入国在留管理庁の最新情報を確認し、柔軟かつ確実な対応を行いましょう。
